既存の稟議書はそのままに、承認フローをシステム化・効率化したい

ニュートラルな立場でのツール選定、
Salesforceでのワークフロー構築から業務改善まで

これまで承認フローは、手書きで作成した稟議書を必要な承認者に直接手渡しで回していくスタイル。

システム化に向けた要件ヒアリングを進めていくにつれ、様々な課題が露見しました。
そのひとつが稟議書。稟議書に記載すべき項目は膨大でしたが、それらは重要で項目を減らすことが難しく、Salesforceで膨大な項目をできるだけ入力しやすくする必要が出てきました。

上記要望を実現するためのツールを、中立的な立場で機能・拡張性・価格などの観点から選定するところから関わった事例です。

Client Data クライアントデータ

業種
建設機械メーカー
部門
営業部門、CRM部門
社員規模
4,000名~

クライアントの課題

  • 取引開始に関わる稟議がシステム化されていないことで、顧客訪問など本来充てるべき営業の活動時間が、書類作成の時間に充てられていた
  • 誰がいつ承認し、どこで承認が滞っているか、といった承認状況のリアルタイムかつ一元的な把握が困難であった
  • 承認状況が見えないため、承認フローでの滞りが発生し、商談のクロージングに影響がでていた

解決策

  • Salesforceの承認フローで社内決済・承認をシステム化
  • SkyVisualEditorを活用し、ユーザビリティの高い入力画面を作成
  • コピー機能を盛り込み、過去データの再利用を可能にし、データ登録の効率化を促進
  • 最新の承認状況をいつでも一元的に確認できるようレポート・ダッシュボードを整備。承認が停滞している場合、解消のために承認者に対して自動でアラート通知する仕組みに

具体的な施策

元々手運用の承認フローだったのでシステム化することでの効率向上はある程度明らかでした。
「書類作成にかかる膨大な工数」という課題に対して、どのように対処するか。
ユーザビリティの高い画面が作成できるツールの選定、業務プロセスを意識したユーザビリティの高い画面デザインがポイントでした。

Business Results 成果

  • 入力しやすい画面、過去データのコピー機能により、それまで時間のかかっていた必要書類の作成が、スピーディにできるようになり、その結果、より多くの時間を顧客対応に充てられるようになった
  • どの案件を承認しなけらばならないかを、各承認者が容易に把握できるようになり、承認の滞りを解消。社内決済・承認フローの商談のクロージングへの影響を軽減した
         

担当コンサルタントによる振り返り

当初の想定通り、承認フローでの課題はシステム化により大幅に改善されました。
また、細部も含めてユーザビリティにこだわった結果、画面からの稟議書情報の入力は、これまでの書類作成の何倍も楽だ、という営業担当者からのうれしい声もいただけました。

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