長年使い慣れた基幹システムを、操作性を維持しつつkintoneへ安全移行

クライアントの課題や目標

クライアントの基幹業務は、旧システム上で長年安定して回っており、大きな不満はありませんでした。しかしシステムの保守期限が迫ったことをきっかけに、移行先の検討が必要に。利用者の多くが高齢であるため、「操作が難しくなる」「ページの構成が変わると混乱する」という懸念が強く、機能を増やすより“今のまま使えること”が最大のテーマでした。さらに、旧システムには明文化されていない運用ルールや入力手順が多く、属人化していた点も課題でした。これらの“暗黙知を正確に読み解き”“誰でも理解できる形に整理し”、そのまま移行しても破綻しないプロセスとして再構築する必要がありました。

実施内容

・kintone上で“旧システムと似た画面・操作フロー”を再現
・高齢ユーザー向けにボタンサイズ・文字サイズ・色を調整
・旧システムで暗黙的に行われていた処理を明文化して再設計
・段階的にリリースし、小さな単位で慣れてもらう運用に変更

具体的な施策

・旧システムの画面キャプチャを全て取得し、機能ごとに構造を棚卸
・操作順序を1工程ずつ分解し、kintoneの画面遷移に再構築
・入力項目を可能な限り同じ並びに配置し「記憶で操作できる状態」を維持
・旧システムで必要だった補足作業を自動化して負担を軽減
・ボタンを大きく・色をはっきりさせ、誤クリック防止を徹底
・実際の利用者へのヒアリングを現場で行い、小さな改善サイクルを構築
・トレーニングを行い「触りながら覚えてもらう」方式を採用

結果

旧システムの運用は非常に複雑で、表に出ていない“現場独自の手順”が数多く存在していました。今回の移行では、それらの暗黙運用を一つも取りこぼさずに再現することを重視し、現地での詳細ヒアリングを繰り返し実施。手順の流れ、入力のクセ、順番の違いなどを丁寧に読み解き、kintone上で忠実に再構築しました。その結果、ユーザーは「作業の仕方を変えずにそのまま使える」と自然に受け入れることができ、違和感や混乱がほとんど発生しませんでした。業務を止めることなく切り替えを完了し、移行に伴う問い合わせやトラブルは最小限に抑えられました。

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