海外代理店向けの営業支援ポータル構築、鮮度の高いコンテンツを提供する仕組み・運用フロー設計

それまで営業向けのコンテンツを提供する仕組みはあったものの、各国代理店の営業担当者にとっては使いづらく、コンテンツが活かしきれていないという課題がありました。

いかに営業にとって真に役立つコンテンツを提供するか。

よくある課題ですが、コンテンツにアクセスしやすいポータルサイトを情報設計（IA）の観点も取り込みながら構築しただけでなく、各国代理店の営業にとって役立つ鮮度の高いコンテンツが提供できるよう運用フローの設計も行いました。

クライアントの課題

・営業活動において必要な情報が散在していて、情報へのアクセスが非効率
・国・地域によって、役職レベルによって必要とする情報が違うので、利用者に必要な情報だけを表示したい
・コンテンツの鮮度を維持していきたい、コンテンツのマネジメントを現場主導で行えるようにしたい
・営業のスキルレベルに差がある

解決策

・単なる情報への効率的なアクセスパス、最短ルートで欲しい情報にアクセスできる仕組み
・情報共有の場及び教育の場を用意、営業担当者が学べる仕組み
・利用者に応じて、利用者が最も必要とする情報を表示する機能
・現場のコンテンツオーナーがコンテンツをタイムリーに更新できるコンテンツマネジメントシステム

具体的な施策

今回のポータルサイトは、単なるコンテンツの提供にとどまらず、本社が定める営業業務の標準プロセスを浸透させるという目的もありました。

そのため、営業スキルレベルに応じて、相対的にレベルの低い若手の営業担当者には標準プロセスを学べるように、経験豊富な営業担当者には必要なコンテンツに効率よくアクセスできるように、情報構造を検討、決定していきました。

プロジェクトを進めていく中で、ユーザアンケートから、本社が作成したコンテンツを代理店に対して提供するというだけでは、各国の代理店営業のニーズを満たせていないという課題も浮き彫りに。そこで、代理店側のコンテンツオーナーが必要と判断したコンテンツをタイムリーに共有できる仕組み・運用フローを設計していきました。

結果

・営業担当者がグローバルで推進する標準プロセスを効率的にキャッチアップ
・営業担当者が営業活動に必要な情報を探す手間を大幅に削減
・営業担当者に提供される情報の鮮度が向上、古い情報を間違って使うことがなくなり、業務品質が向上
・インターネットがあればいつでもどこでもアクセスできる利便性

担当コンサルタントによる振り返り

グローバル標準の営業プロセスを浸透させ、若手の営業担当者を中心に代理店の営業力底上げに貢献しました。

また、必要なコンテンツにより効率良くアクセスできるようになったことで、営業担当者が顧客訪問前の準備に割く時間を減らし、本来の顧客対応に注力できるようになっただけでなく、コンテンツの鮮度の向上により営業担当者が顧客に間違った情報を伝えるケースの減少にもつながりました。