近年、私たちの会社でもAI技術の導入が日々議論されています。
特に、日々の業務において多くの時間を費やしていたタスク管理やメール整理、ファイル検索などの業務を効率化するため、Copilotを社内でテスト導入することになりましたので、業務に取り込んでみました。
Copilot導入による業務への影響
業務効率化の必要性が高まる中、AI技術を活用したソリューションが求められていました。Copilotはその解決策として、タスク管理や情報整理の面で大きな可能性を持っていました。
導入後の業務変化
Copilotを導入したことで、業務の進め方が大きく変わりました。従来、会議後のタスク管理は各自が手作業で行っていましたが、CopilotがTeams上で自動的にタスクを整理し、リマインドしてくれるようになりました。また、Outlookのメール整理機能により、重要なメールの見落としが減り、ファイル検索も迅速に行えるようになりました。
AIが部下や同僚に代わる存在に?
Copilotの活用が進むにつれ、従来部下や同僚に依頼していた業務の一部をAIが担うようになりました。例えば、会議の要点をまとめる作業や、進捗確認のリマインドなどは、もはや人手を介さずともスムーズに進むようになっています。その結果、より高度な業務に集中できるようになり、生産性が向上しました。
Copilotの具体的な使用方法
〇Teamsとの連携
・会議が終了すると、Copilotが自動的に議事録を作成し、重要なポイントを要約。
・その場でタスクを抽出し、各担当者に割り当てる。
・定期的にタスクの進捗をリマインドし、未完了タスクをフォロー。
〇Outlookの整理
・重要なメールを自動的に分類し、「要返信」「参考」「アーカイブ」などのフォルダに振り分け。
・指定したキーワードを含むメールを優先的に通知。
〇ファイル検索の活用
・Copilotに「先月の定例の資料を探して」と指示すると、関連ファイルを即座に表示。
・共有ドライブやOneDrive内のファイルを横断的に検索し、最適なファイルを推薦。
・過去のメール添付ファイルも検索対象に含め、必要な情報をすぐに取得。
AI導入の未来
AIの活用が進む中で、今後AIを導入しない企業はどのような未来を迎えるのでしょうか。業務の自動化が進むことで、AIを導入した企業とそうでない企業の間には生産性の格差が生まれてきます。特に、情報整理や意思決定のスピードにおいて、AIを活用する企業は圧倒的な優位性を持つことになると考えられます。
AIとの共存
AIが単なる補助ツールではなく、業務の一部を担う存在になりつつある今、私たちはどのようにAIと共存していくべきでしょうか。CopilotのようなAIツールをうまく活用することで、人間はより創造的な業務に集中できる環境を整えることができます。AIとの共存を前提とした働き方を模索し、より効率的かつ戦略的な業務の遂行を目指すことが求められています。
さいごに
Copilotの導入によって、業務の効率化が進み、AIがチームの一員として機能する時代となりつつあります。今後、AIを導入しない企業は競争力を失う可能性が高く、AIとの共存を前提とした働き方が求められるでしょう。
我々コンサルタントから見ると、AI導入は単なる効率化にとどまらず、業務プロセスの抜本的な見直しを促す機会でもあります。例えば、AIを活用することで、意思決定の迅速化やデータドリブンな経営判断が可能となり、競争優位性を高めることができます。また、従業員のスキルセットも変化し、AIと協働できる能力が求められる時代になります。
そのため、単にAIを導入するだけでなく、組織全体の変革戦略として捉え、適切なトレーニングや業務設計の見直しを進めることが重要です。私たち自身も、AIを活用しながら、より価値の高い業務に集中することで、新たなビジネスの可能性を切り開いていきたいと考えています。