Marketo担当者が変更タイミングに気を付けるべきポイントは？

「鳴り物入りで導入した最新のシステムツール……導入当時はフル活用していたけれど、時が経ち、担当者が変わるにつれて次第に使わなくなっていってしまいました…」

こんな場面、あなたも一度や二度は遭遇したことがあるのではないでしょうか。

Marketo(マルケト)においても例外ではなく、実際に、弊社への活用支援コンサルティングへのご依頼背景として、”担当者の異動・退社によって導入時よりも活用されなくなった”と悩みを抱えているお客様は少なくありません。そこで今回は、「何故担当者変更によってMarketoが活用されなくなるのか？」そして、「その予防法の一つとして効果的な”フォルダの定期見直し”の方法」を紹介します。

担当者変更によってMarketo活用が停滞してしまう理由

弊社の経験上、ツール活用が停滞化してしまう理由として、Marketo運用担当者の変更よって、企業目線で見たときのMarketoに対する理解度が低下してしまうことが、多いように感じます。

どうして引き継ぎ後に理解度が落ちてしまうのか――、原因は色々ありますが、どの企業にも当てはまりやすいのは以下のような例となります。

• 機能の使い方が十分に引き継がれなかったため、新規施策を企画・設計できるスキルが不足しており、現状動いている施策の運用維持と既存施策の流用でしか活用できていない。
• 現在は使用されておらず、利用目的もわからない過去施策のフォルダ(更にそれに伴うプログラムやアセット類)が散在していることで、必要なフォルダをすぐに見つけてアクセスすることができず、効率の悪い運用となっている。

上段で述べたスキル不足に関しては、新しい担当者の方が勉強や実務をこなす中で解消されるかもしれません。しかし、過去に作成されたフォルダは、詳細な引き継ぎ資料が無ければ、そのフォルダの目的や内容を理解することは難しく、更に、過去フォルダの意味を理解できたとしても、現行フォルダへのアクセシビリティの悪さは解決しません。

定期的なフォルダ整理の必要性とは

フォルダ構成は、導入段階では非常に整理されている企業様が殆どです。弊社が行う導入支援でも、
フォルダ構成のあるべき論をご説明させて頂き、お客様には運用のしやすさを意識して設計を行って頂いております。

ただ、使用していく中で、導入当初は想定していなかった新規施策や、Marketoを利用する部署の増加によって、最初のフォルダ構成から少しずつズレが生じていきます。導入当時からの担当者は、その経緯も知っているので気づきにくいですが、後からきた担当者からすると、現在使用している箇所のみを見るので、全体が把握できなくなってしまいます。

そのため、上記のような問題を防ぐために、引き継ぎタイミングには勿論、それ以前であっても、担当者は、自分だけではなく他の人が見てすぐ理解できるかという観点で、定期的にフォルダ構成の見直しを行うことが必要となってきます。

Marketoのフォルダ構成を整理する方法

それでは具体的にどのように整理を行っていけば良いか説明していきます。

【STEP1】現状の構成とフォルダ配下のプログラム利用状況を確認する

まずは、現時点でのフォルダ構成、その配下にどんなプログラムがあるか、全フォルダを開けて確認していきます。「test」や「sample」のように、本番では明らかに使用していないと認識のあるフォルダは作業を省略しても構いません。
次に、フォルダ配下にあるプログラム、また属するアセットが使用されているかを調査します。具体的には以下のようなアセットを中心に調べると良いでしょう。また、その際には、アイコン検索を使用すると時間をかけずに見つける事ができます。

• 今後、実行予定のあるバッチキャンペーン
• 現在起動しているトリガーキャンペーン
• 上記キャンペーンのスマートリストやフローで参照されているアセット

【STEP2】あるべきフォルダ構成を検討する

現状の理解が完了したら、今度はどのようなフォルダ構成が良いかを検討します。企業ごとでフォルダの位置づけに多少の差はありますが、「マーケティング施策系とデータ管理・運用系、アーカイブや各種動作確認用とを区分しておくこと」と、「マイトークンの設定を考慮して、事業・製品等の分類にできるだけ揃えること」は、フォルダ構成の基本的な考え方として押さえておいた方が良いポイントです。

また、実際の構成改修時に行う作業を念頭において進めることで、この後の工程がより明確になってきます。構成改修時に行う作業とは、現状運用に適していないフォルダ名称の変更、共通化可能なアセットについては共通フォルダ等への配置移動、使用されていないフォルダのアーカイブなどが例としてあげられます。

【STEP3】構成改修による現行施策への影響調査

前項でも少し述べたように、フォルダ構成を見直していくうえでは、新たにマイトークンを設定したり、プログラムや紐づくローカルアセット類の移動といった作業をしたほうが良いこともあります。その際に、必ず実施しないといけないことは、現在動いている施策に対してどのような影響があるかの調査です。例えば、メールやランディングページでマイトークンを利用している場合、フォルダ移動により設定されていないマイトークンがないか、また上位フォルダで違う値が設定されていないかといったことになります。

以上、フォルダ構成の見直しに必要な手順を紹介させて頂きました。こちらが完了したらリリース計画を立てフォルダ整理を行ってください。作業後の動作確認も忘れずに実施してください。

フォルダ構成の整理で効率的な運用に

関係者の誰が見ても、すぐに位置づけや目的がわかるフォルダ構成。それは、運用効率の向上のみだけではなく、マーケティング上の課題発見や新規施策立案を行う上でも有効です。何故なら、各フォルダ、プログラム、アセットを理解することで、過去から現在に至るまでの実施施策の推移を把握でき、分析リソースをかけるべき施策やデータリソースがどこにあるのかを明確にすることができるからです。

忙しい中での整理作業は億劫に感じるかもしれませんが、よりよい運用を続けていくためにも、定期的なフォルダ構成の見直しをおススメします。