Marketo(マルケト)の編集履歴を確認！「オーディットトレール」とは？

Marketo(マルケト)を操作していて、こんな考えが頭をよぎったことはないでしょうか。

「誰がいつ何を編集したのか、どこかでぱっと確認できればよいのに・・・」

アセットが増えたり、マルケトの操作者が複数になってきたりすると、マルケト内の変更履歴を把握するのが難しくなってきます。もちろん、あらかじめ運用ルールを決め、管理することも可能ですが、追いきれないものが出てくることは避けられないでしょう。

このような事態を軽減するために便利な機能があります。
それが、「オーディットトレール（監査証跡）」です。

Marketoのオーディットトレールで確認できること

オーディットトレールを使って、どんなことが確認できるのでしょうか。

マルケトの公式DOCSにも詳しく記載がありますが、大きく「アセット」「管理」「ユーザログイン」の変更履歴を追うことができます。つまりは、こんなことが確認できます。

• アセットやプログラム設定にどういった変更があったのか？誰が最後に変更したのか？
• あるユーザが、過去にどんな操作を行ったか？
• どのユーザカウントがMarketoインスタンスにログインしたか？

具体的なエピソードを挙げてみます。

「1週間前くらいに作ったアンケート施策のキャンペーン、フローに新しいアクションが追加されている・・自分で追加した覚えがないけど、誰が変更したのかわからない・・」こういうこと、たまにないでしょうか。
多くのキャンペーンを複数ユーザで運用している場合、似た名前のキャンペーンをうっかり間違えて編集してしまうことがあります。ただ、別のユーザが何か理由があって変更を加えたということもあり得ます。むやみに変更を元に戻す前に、誰がいつどういった目的で変更を行ったか、把握しておきたいところです。

この場合、こんな風にオーディットトレールを使うことができます。

設定できる条件は、上記のイメージに示したとおり、「いつ（期間）」「何を（アセット）or誰が（ユーザ）」「変更したのか（アクション）」これらの組み合わせ条件に合致する履歴を抽出することができます。

今回の場合は、「過去1週間で“01_アンケート記入日を記録”という名前のスマートキャンペーンのフローステップを修正した」という条件を設定しました。
どのユーザが変更を行ったのかは不明なので、ユーザは未指定です。

設定を適応すると、該当しそうなキャンペーンの変更履歴が抽出できました。
どのユーザが変更を行ったかも確認することができますね。

様々な変更履歴を追うことができるので、詳細な情報はこちらで確認してみてください。

ちなみにこのオーディットトレール、2016年9月14日以降のデータが対象です。
また、取得することができる履歴は現状6カ月が最長のようです。

ロールをきちんと決めておこう

オーディットトレールを活用すれば、ある程度の履歴を追うことはできますが、その期間は先述のとおり6カ月に限定されており、また頻繁に履歴の確認をするのも手間がかかります。自分が把握していない変更・修正が起こることを減らし、スムースな運用を実現する手段として、ロールの設定をすることも挙げられます。

「どのユーザが、何をすることができるか？」担当・責任範囲が最初から決められていれば、不測の事態が起こった際も、問い合わせる担当者の目星がつきやすいでしょう。

Marketoではアセットにコメントを残すことも重要

色々と書いてきましたが、最も簡単で確実な方法として、「アセット（プログラム/フォルダ）の詳細欄にメモを残す」ことがあります。
アセットを作る度に、「誰が、どういう目的で、いつ作った」を詳細欄に書いておけば、別のユーザが同じアセットを編集する際も一目瞭然です。
面倒だと思われるかもしれませんが、日々の運用で地道に努力しておくことをおすすめします。

さて、今回はオーディットトレールについて取り上げました。
「マルケト内の変更履歴を確認できないのか？」という要望以外にも、マルケトのアセット類やフィールドをどう整理していったらよいのか、といったご質問もよくいただきます。
このトピックはまたの機会にお話しできればと思います。

※この他にも色々なマルケトティップスをご紹介しているので、ぜひご覧ください！